Hoe voert u uw Creditmanagement strategie uit tijdens een crisis? Een praktische aanpak.

Door: Ronald van Megen MBA en René van Mil

De meeste bedrijfstakken lijden momenteel onder de COVID-19-crisis: veel bedrijven, winkels en restaurants zijn voor onbepaalde tijd gesloten; de vaste kosten zoals arbeid, gebouwen en financieringen lopen echter gewoon door met onmiddellijke negatieve cashflow als gevolg.

Ga er van uit dat uw normale creditmanagement-beleid en bedrijfsvoering op de proef worden gesteld: financiële informatie en historische betalingservaring zijn bijna nutteloos gezien de acuut veranderde situatie en sluiting van veel bedrijven. Supply chains zouden ernstig verstoord kunnen worden of zijn dit al.

Overheden ondersteunen waar ze kunnen, maar veel bedrijven kunnen niet wachten tot de financiële steun op gang is gekomen. Het oude adagium “Cash is King” geldt nu meer dan ooit.

Wat is uw crisis-plan indien uw CFO u vraagt hoe de nieuwe situatie moet worden beheerst? Er zullen herziene zogenoemde cross-functional teams opgezet moeten worden en alle opties moeten worden heroverwogen voordat de strategie kan worden uitgerold.

De volgende vragen kunnen worden gesteld of moeten worden overwogen:

• Wat is de financiële situatie van ons bedrijf, wat is onze kaspositie?

• Wat voor soort producten leveren / produceren wij?

• Kunnen we leveringen stopzetten om de groei van (debiteuren) risico's te beperken?

• Hoe ziet ons klantenportfolio eruit, groot aantal kleine klanten, concentratierisico, nationaal / internationaal

• Wat was onze acceptatieprocedure voor klanten?

• Wat waren de leveringsvoorwaarden

• Hebben we gebruik gemaakt van een verzekeraar om onze business te ondersteunen?

• Verwachten we transfer- en convertibiliteitsrisico in landen waaraan we internationaal worden blootgesteld (zoals situatie Griekenland, Arabische Lente, Syrië in de afgelopen jaren)?

• Verwachten we andere valuta-risico’s?

Vanuit zakelijk oogpunt kunnen de kosten van het niet bedienen van uw klanten, behalve op basis van vooruitbetaling, een kostbare impact blijken te hebben nadat de beperkingen zijn opgeheven.

De kosten van het opnieuw betreden van markten / landen die tijdens de crisis zijn verlaten, kunnen zeer hoog zijn (bijvoorbeeld door strenge regelgeving in de farmaceutische industrie).

Klanten ondersteunen in moeilijke tijden zal in betere tijden klantloyaliteit creëren op de lange termijn.

Het is in beginsel de intentie om uw klanten te ondersteunen, maar er moet een selectie worden gemaakt om klanten met overlevingspotentieel prioriteit te geven. Dit kunnen bijvoorbeeld bedrijven zijn met een sterke financiële positie en/of bedrijven die in aanmerking komen voor steun vanuit de overheid en financiële instellingen.

Aanbevelingen:

1.     Schakel uw hele mentaliteit om van "automatische piloot" (bestaand kredietbeleid en -proces) naar "handmatig"

2.     Stel, indien nog niet ingesteld, een Credit committee in met senior management leden van (niet beperkt tot): business, finance, supply chain, credit management. In dit Credit Committee kunnen diverse onderwerpen besproken en besloten worden met betrekking tot debiteuren en cash.

3.     Maak een selectie van klanten met een hoog risico en grote impact (Pareto) en zet deze als het ware in "quarantaine" om ze een een intensive-care behandeling te kunnen bieden met uw beste personeel. Bespreek de voortgang en bedreigingen regelmatig met de stakeholders.

4.     Pas uw reporting- en forecasting aan om maximale transparantie te geven over de impact, om verwachtingen te managen en bij te sturen.

5.     Verken alternatieve methoden om risico's te beperken: (gedeeltelijke) vooruitbetaling, kredietverzekering, documentaire kredieten, financiering van vorderingen

6.     Ga na hoe u met verzoeken om betalingsregelingen van uw klanten kunt omgaan. Zorg ervoor dat u deze doordacht aangaat: goed geïnformeerd en onder eerlijke maar duidelijke strikte voorwaarden.

7.     Kredietverzekering: schakel uw tussenpersoon in en/of neem contact op met de verzekeraar. Overweeg een aanvullende verzekering om met toenemende risico’s om te gaan. Zorg ervoor dat eventuele uitzonderingen (verlengde betalingstermijnen, betalingsregelingen of overschrijding van kredietlimieten) in overeenstemming zijn met de kredietverzekeringspolis of op zijn minst goed begrepen worden, bijvoorbeeld (gedeeltelijk) verlies van dekking.

8.     Herzie al uw middelen: heeft u het juiste team en de nodige instrumenten om deze crisis aan te pakken? Overweeg (tijdelijke) ondersteuning, goed advies en snel te implementeren procesverbeteringen/automatisering.

Ronald van Megen MBA en René van Mil zijn ervaren Consultants en Interim Managers op het gebied van Internationaal Credit Risk & Collections. Ze combineren decennia ervaring in zeer uiteenlopende branches als Energy, Commodity, ICT, Pharma, Chemie, FMCG en Fashion. Zij hebben hier geopereerd in uiteenlopende fases en omstandigheden als scale-up, corporate, twee-voor-twaalf, M&A, Outsourcing, Shared Services. 

Crisisbestendig geworden tijdens de Internetzeepbel-crisis (2001), Kredietcrisis (2007-2009), Arabische Lente (2010-?) en diverse reorganisaties.

Beiden zijn partner bij Cash Conversion Company (cashconversioncompany.com). Daarnaast is Ronald van Megen als Lecturer Finance and Risk verbonden aan de Rotterdam University of Applied Sciences.

Onze propositie:

Kennis & Ervaring

Snel & Flexibel

Sterk Internationaal Netwerk

End-to-End benadering: Mens, Proces en Technologie

Best Practices

Zowel “Quick Wins” als structurele verbeteringen

Competitieve tarieven

Waar Cash Conversion Company haar klanten mee helpt:

·       Credit Management Health Check TM

·       Consultancy

·       Staffing solutions: Interim & Permanent

·       Training & Coaching

·       Financial Solutions

·       Project Management

·       Kredietinformatie